RI&E in het MKB: wat is anders en waar begint u?

Kort antwoord

Moet een klein bedrijf ook een RI&E hebben? Ja, de RI&E-plicht geldt voor elke werkgever met personeel, ongeacht de omvang. Bij 25 medewerkers of minder geldt wel een belangrijke versoepeling: bij gebruik van een erkend branche-instrument is toetsing door een externe arbodeskundige niet verplicht.

Waarom RI&E in het MKB anders aanvoelt

Grotere organisaties hebben vaak een KAM-manager voor wie de RI&E een vast onderdeel van het takenpakket is. In het MKB ligt die verantwoordelijkheid meestal bij de directeur-eigenaar of een HR-medewerker die dit erbij doet. Dat is geen probleem, zolang u de RI&E behapbaar houdt. De meest gemaakte fout is een RI&E opzetten met een sjabloon dat is gebouwd voor honderden medewerkers, waardoor het project vastloopt voordat het is begonnen.

Wat verandert er onder de 25 medewerkers?

Voor de RI&E-plicht zelf verandert er niets: die geldt voor iedere werkgever met personeel. Wat wel verandert, is de toetsingsplicht:

• Bij meer dan 25 medewerkers moet de RI&E altijd getoetst worden door een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige (arbeidshygiënist, veiligheidskundige, A&O-deskundige of bedrijfsarts).
• Bij 25 medewerkers of minder is deze toetsing niet verplicht, mits u een erkend branche-instrument gebruikt dat past bij uw werkzaamheden.
• Gebruikt u geen erkend branche-instrument, dan geldt de toetsingsplicht ook onder de 25 medewerkers.

Voor het tellen van het aantal medewerkers gaat het om het werkelijke personeelsbestand, inclusief uitzendkrachten en oproepkrachten, niet om het aantal FTE's of contracten.

Wat moet u sowieso doen, ook als klein bedrijf?

Deze onderdelen gelden ongeacht uw bedrijfsgrootte:

• Risico's inventariseren per functie, locatie en werkproces
• Een Plan van Aanpak opstellen met maatregelen, deadlines en verantwoordelijken
• De RI&E en het Plan van Aanpak voorleggen aan de OR of personeelsvertegenwoordiging
• Werknemers de mogelijkheid geven de RI&E in te zien

Veelgemaakte fouten in het MKB

1. Te laat beginnen. Wachten tot een aangekondigde inspectie is de duurste manier om alsnog te starten.
2. Een te zwaar instrument kiezen. Een RI&E-model voor honderden medewerkers past niet op een kantoor met acht mensen.
3. Geen eigenaar aanwijzen. Zonder een duidelijk verantwoordelijke voor het Plan van Aanpak verzandt de opvolging.
4. Alleen papieren vastlegging. Losse Word- en Excel-bestanden raken kwijt of verouderen zonder dat iemand het merkt.

Praktisch stappenplan: RI&E opzetten als klein bedrijf

1. Zoek uit of er voor uw branche een erkend RI&E-instrument bestaat (te vinden via uw brancheorganisatie of rie.nl)
2. Loop de vragenlijst door met de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren
3. Koppel elke bevinding direct aan een actie, verantwoordelijke en deadline in het Plan van Aanpak
4. Leg de RI&E en het Plan van Aanpak voor aan de OR of personeelsvertegenwoordiging
5. Plan een vaste, korte controle-cyclus, bijvoorbeeld ieder kwartaal
6. Herzie de RI&E direct bij grote veranderingen, zoals een verhuizing, nieuwe werkzaamheden of fusie

Hoe Mr. Safety dit beheersbaar maakt

In Mr. Safety start u vanuit dezelfde centrale RI&E-structuur, ongeacht uw bedrijfsgrootte. Dat betekent voor een klein team:

• Eén actuele bron voor RI&E en Plan van Aanpak, in plaats van losse Word- en Excelbestanden
• Automatische herinneringen voor openstaande acties, zodat opvolging niet blijft liggen
• Dashboard-overzicht dat ook voor een klein team in enkele minuten inzicht geeft
• Audit-ready dossier zonder dat u vlak voor een inspectie alles bij elkaar moet zoeken