RI&E actualiseren: wanneer is uw RI&E verouderd?

Kort antwoord

De Arbowet noemt geen vaste termijn waarbinnen u uw RI&E moet vernieuwen. Wel moet de RI&E worden aangepast zo vaak als opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden, of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daar aanleiding toe geven (artikel 5, vierde lid, Arbowet). Een RI&E die niet meer past bij hoe er vandaag gewerkt wordt, voldoet dus niet, ook al is hij ooit netjes opgesteld en getoetst.

Een RI&E veroudert zonder dat iemand het merkt

De meeste organisaties stellen hun RI&E zorgvuldig op, laten hem toetsen en leggen hem daarna weg. Intussen verandert de praktijk: er komt een locatie bij, een afdeling gaat met andere machines werken, een team groeit of er wordt meer thuisgewerkt. Elke verandering is klein, maar samen maken ze van de RI&E een momentopname van een situatie die niet meer bestaat.

Dat is geen administratief detail. De RI&E is de basis van uw arbobeleid. Staan de risico's van vandaag er niet in, dan staan de maatregelen er ook niet in, en heeft niemand de opdracht om ze uit te voeren.

Wat zegt de wet precies?

De RI&E is geregeld in artikel 5 van de Arbowet. Voor het actueel houden zijn deze bepalingen van belang:

• Aanpassen bij verandering (lid 4). De RI&E wordt aangepast zodra ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden, of nieuwe kennis daar aanleiding toe geven.
• Het Plan van Aanpak hoort erbij (lid 3). Het Plan van Aanpak maakt deel uit van de RI&E en vermeldt welke maatregelen worden genomen en binnen welke termijn. Past u de RI&E aan, dan werkt u dus ook het Plan van Aanpak bij. Lees meer in Plan van Aanpak RI&E: wie is eigenaar, en wanneer is het klaar?
• Inzage voor iedere werknemer (lid 6). Iedere werknemer moet kennis kunnen nemen van de RI&E, dus ook van de bijgewerkte versie.
• Ingeleende krachten (lid 5). Werkt u met uitzendkrachten of ander ingeleend personeel, dan geeft u vóór de start de beschrijving van de risico's en maatregelen op hun werkplek aan de uitlener, die deze doorgeeft aan de werknemer.

Daarnaast spelen drie andere artikelen mee:

• Toetsing (artikel 14). De RI&E wordt getoetst door een gecertificeerde deskundige of arbodienst. Een uitzondering geldt onder meer voor werkgevers met in de regel ten hoogste 25 werknemers die een bij de minister aangemeld RI&E-instrument gebruiken. Zie ook RI&E verplicht? Alles over de risico-inventarisatie en -evaluatie.
• Raadplegen van werknemers (artikel 12). Sinds 1 juli 2026 moeten alle werkgevers hun werknemers raadplegen over het arbobeleid, en de RI&E is een van de onderwerpen die de wet daarbij uitdrukkelijk noemt. Lees meer in Raadplegingsplicht Arbowet: wat moet u nu doen?
• Het arbobeleid regelmatig toetsen (artikel 3, vierde lid). De werkgever toetst zijn arbobeleid regelmatig aan de opgedane ervaringen en past maatregelen aan waar nodig.

Een termijn van "elke drie" of "elke vijf jaar", die u soms tegenkomt, staat niet in de Arbowet.

Zeven momenten waarop u uw RI&E moet herzien

De wet spreekt in algemene termen. In de praktijk zijn dit de momenten waarop een van die aanleidingen zich voordoet:

1. Een verbouwing, verhuizing of nieuwe locatie. Dit zijn gewijzigde werkomstandigheden: andere ruimtes, andere vluchtwegen, andere werkplekken.
2. Nieuwe machines, arbeidsmiddelen, stoffen of werkmethoden. Elke nieuwe stof of machine hoort in de RI&E terug te komen, met de bijbehorende maatregelen.
3. Nieuwe functies, een reorganisatie of de inzet van ingeleende krachten. Andere taken of een andere werkverdeling veranderen de risico's, ook de werkdruk.
4. Een ongeval of incident. Dat is opgedane ervaring in de zin van de wet. De lijst van arbeidsongevallen die u volgens artikel 9 moet bijhouden, is daarvoor een vaste bron.
5. Een bevinding of eis van de Arbeidsinspectie. Een toezichthouder kan een eis tot naleving stellen voor onder meer artikel 5 (artikel 27). Ook adviezen van uw arbodienst of bedrijfsarts zijn een duidelijk signaal.
6. Nieuwe regels, normen of inzichten. Dat is wat de wet bedoelt met de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening.
7. Signalen over werkdruk en verzuim. Psychosociale arbeidsbelasting, waaronder werkdruk, valt onder het arbobeleid (artikel 3, tweede lid). Oplopend verzuim of klachten kunnen wijzen op een risico dat nog niet goed in kaart is.

Niet elke verandering vraagt om een volledig nieuwe RI&E. Vaak volstaat het om het betreffende onderdeel aan te passen en het Plan van Aanpak bij te werken. De wet zegt niet uitdrukkelijk of elke aanpassing opnieuw getoetst moet worden; bespreek dat bij een ingrijpende wijziging met uw arbodienst of kerndeskundige.

Wat zijn de gevolgen als uw RI&E niet actueel is?

Bij een inspectie. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan voor tekortkomingen in de RI&E een bestuurlijke boete opleggen. Hoe zij optreedt, staat in de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving en hangt af van de overtreding:

• RI&E niet actueel: eerst een waarschuwing of een eis tot naleving. Wordt de overtreding opnieuw vastgesteld, dan volgt een boete.
• Plan van Aanpak ontbreekt: direct een boete.
• RI&E ontbreekt helemaal: direct een boete, in een hogere boetecategorie.

De hoogte van de boete hangt af van de omvang van de organisatie. Let op bij meerdere vestigingen: daarvoor telt het aantal werknemers van de hele juridische eenheid, niet van de locatie. Worden bij één bezoek meerdere overtredingen vastgesteld, dan worden de boetes bij elkaar opgeteld.

Bij een ongeval. Hier worden de gevolgen fors groter. Een overtreding die de directe aanleiding was voor een meldplichtig arbeidsongeval, wordt altijd direct beboet. De boete wordt bovendien een veelvoud hoger naarmate het letsel ernstiger is.

Een actuele RI&E kan daarbij in uw voordeel werken: toont u aan dat de risico's van de betreffende werkzaamheden voldoende waren geïnventariseerd, dan kan de boete lager uitvallen. Wordt dezelfde overtreding binnen vijf jaar na een eerdere boete opnieuw vastgesteld, dan valt de boete juist hoger uit (artikel 34 Arbowet).

Strafrechtelijk. Weet een werkgever, of moet hij redelijkerwijs weten, dat het niet naleven van de Arbowet levensgevaar of ernstige gezondheidsschade oplevert, dan verbiedt de wet dat uitdrukkelijk (artikel 32). Lees meer over de positie van de directie in Wanneer is een directeur persoonlijk aansprakelijk bij een arbeidsongeval?

Waarom het zo vaak misgaat

• De RI&E wordt gezien als project, niet als proces. Na de toetsing is het werk "af", en niemand plant de volgende evaluatie in.
• Niemand is eigenaar van het actueel houden. Veranderingen worden wel besloten, maar niet doorgegeven aan wie de RI&E beheert.
• Bij meerdere locaties verliest u het overzicht. Elke vestiging verandert in een eigen tempo, en een centraal document loopt al snel achter. Lees meer in Compliance beheren over meerdere vestigingen.
• Het Plan van Aanpak wordt niet meegenomen. De RI&E wordt aangepast, maar nieuwe maatregelen krijgen geen termijn en geen eigenaar.

Wat moet u vandaag controleren?

• Wanneer is uw RI&E voor het laatst inhoudelijk bijgewerkt, en wat is er sindsdien veranderd?
• Staan alle huidige locaties, functies, machines en stoffen erin?
• Zijn de ongevallen van het afgelopen jaar verwerkt?
• Heeft elke maatregel in het Plan van Aanpak een termijn en een eigenaar?
• Krijgen ingeleende krachten vóór hun start de beschrijving van de risico's op hun werkplek?
• Kunnen alle medewerkers de actuele versie inzien, en zijn zij geraadpleegd?

Praktisch stappenplan

1. Wijs een eigenaar aan voor het actueel houden, bijvoorbeeld de preventiemedewerker. Die werkt volgens artikel 13 toch al mee aan de RI&E.
2. Spreek vaste signalen af. Leg vast welke veranderingen altijd aan de eigenaar worden gemeld: verbouwingen, nieuwe machines of stoffen, nieuwe functies, ongevallen en inspectiebevindingen.
3. Plan een vast evaluatiemoment, bijvoorbeeld jaarlijks. De wet noemt geen termijn, maar vraagt wel dat u uw arbobeleid regelmatig toetst aan de praktijk.
4. Pas het betreffende onderdeel aan en werk direct het Plan van Aanpak bij: maatregel, termijn, eigenaar.
5. Raadpleeg werknemers via de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of rechtstreeks, en maak de nieuwe versie voor iedereen beschikbaar.
6. Leg vast wat u heeft gedaan en waarom, zodat u bij een inspectie kunt laten zien dat de RI&E actueel wordt gehouden.

Hoe Mr. Safety u helpt

• Eén actuele RI&E voor alle locaties: u ziet per vestiging welke risico's er zijn en welke maatregelen openstaan.
• Signalen komen vanzelf binnen: incidenten, inspectiebevindingen en nieuwe stoffen die in het platform worden vastgelegd, laten zien welk deel van de RI&E opnieuw bekeken moet worden.
• Elke maatregel heeft een termijn en een eigenaar: het Plan van Aanpak wordt bewaakt, met meldingen als een termijn nadert.
• Aantoonbaar bij inspectie: u laat zien wanneer de RI&E is bijgewerkt, door wie en waarom.