Incidentenbeheer: van melding tot Root Cause Analysis

Kort antwoord

Moet ieder incident gemeld worden bij Inspectie SZW? Nee. Alleen arbeidsongevallen die leiden tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname zijn meldingsplichtig, en dat moet direct (binnen 24 uur). Overige incidenten en bijna-ongelukken meldt u niet extern, maar registreert en onderzoekt u wel intern, want dat is waar u het meest van leert.

Waarom incidentenbeheer meer is dan een meldknop

Veel organisaties zien incidentenbeheer als een formulier: iemand meldt iets, het formulier verdwijnt in een map of mailbox, en daar stopt het. Zo mist u twee dingen die de Arbowet en uw eigen veiligheidsbeleid wél van u vragen: aantoonbare opvolging van meldingsplichtige ongevallen, en een gestructureerde manier om herhaling te voorkomen. Zonder Root Cause Analysis blijft u dezelfde incidenten zien, alleen bij een andere medewerker of op een ander moment.

Wat moet u wettelijk melden bij Inspectie SZW?

Volgens artikel 9 van de Arbowet bent u verplicht een arbeidsongeval direct te melden bij de Inspectie SZW als het heeft geleid tot:

• overlijden
• blijvend letsel
• een ziekenhuisopname

"Direct" is de letterlijke term uit de wet: u mag niet wachten tot de eerstvolgende werkdag, en de meldplicht geldt ook 's nachts of in het weekend. Twijfelt u of een ongeval meldingsplichtig is? Meld het dan toch; de Inspectie SZW beoordeelt vervolgens of het meldingsplichtig is. Dit geldt ook voor uitzendkrachten: zowel de inlenende organisatie als het uitzendbureau heeft een eigen meldplicht.

Op het niet (op tijd) melden van een meldingsplichtig ongeval staat een boete die kan oplopen tot 50.000 euro.

Wat gebeurt er na de melding?

Een melding bij Inspectie SZW is het startpunt, niet het eindpunt. Na een ernstig ongeval volgt doorgaans een onderzoek ter plaatse door de inspectie, en intern start u een eigen onderzoek: een Root Cause Analysis (RCA). Daarbij brengt u stap voor stap in kaart wat de onderliggende oorzaak was, niet alleen de directe aanleiding, zodat de maatregel die u neemt het probleem ook daadwerkelijk wegneemt.

Wat moet u sowieso vastleggen, ook zonder meldplicht?

Niet elk incident is meldingsplichtig, maar u bent wel verplicht een intern register bij te houden van:

• alle bij Inspectie SZW gemelde arbeidsongevallen
• arbeidsongevallen die hebben geleid tot meer dan 3 werkdagen verzuim

Daarnaast is het registreren van bijna-ongelukken niet wettelijk verplicht, maar wel een van de meest waardevolle bronnen voor preventie: een bijna-ongeluk is een gratis les die u kunt gebruiken voordat het misgaat.

Veelgemaakte fouten in de praktijk

1. Bijna-ongelukken worden niet gemeld. Medewerkers ervaren de meldingsdrempel als te hoog voor iets dat "toch goed afliep".
2. Twijfelgevallen worden niet gemeld bij de inspectie. Letsel dat in eerste instantie mild lijkt, blijkt soms later toch ernstig; meld bij twijfel liever een keer te veel dan te weinig.
3. Geen structurele RCA, waardoor dezelfde oorzaak telkens terugkomt onder een andere naam.
4. Geen koppeling met de RI&E. Incidenten leveren vaak nieuwe inzichten op die niet worden teruggelegd in de risico-inventarisatie.

Praktisch stappenplan: van melding naar structurele verbetering

1. Zorg dat melden laagdrempelig is, bij voorkeur digitaal en ook via mobiel
2. Beoordeel direct of het incident onder de meldingsplicht bij Inspectie SZW valt
3. Meld meldingsplichtige ongevallen binnen 24 uur
4. Start een Root Cause Analysis, ook bij bijna-ongelukken
5. Koppel de uitkomst terug naar uw RI&E en Plan van Aanpak
6. Rapporteer trends periodiek aan management, niet alleen losse incidenten

Hoe Mr. Safety dit beheersbaar maakt

In Mr. Safety meldt u een incident in enkele minuten, waarna het platform u ondersteunt bij de vervolgstappen:

• Snelle melding, ook mobiel, zonder papieren formulieren
• Automatische RCA-workflow met stappen, verantwoordelijken en opvolgacties
• Trendanalyse over meerdere locaties en periodes, direct bruikbaar voor directiebeoordeling
• Ondersteuning bij de meldplicht richting Inspectie SZW, met documentatie centraal bewaard in uw dossier